Resurs käytänteet henkilötietojen käsittelyssä

Tietosuoja-asetuksen mukainen henkilötietojen käsittely Resurs Bankissa

Henkilötietojesi käsittelijänä toimii Resurs Bank Aktiebolag, rek.nr. 516401-0208, kotipaikka Helsingborg, Ruotsi. Meidän velvollisuutenamme on varmistaa, että käsittely tapahtuu turvallisesti sekä lakien ja säännösten mukaisesti.

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679), englannin kielellä General Data Protection Regulation (GDPR), on voimassa kaikissa EU:n jäsenmaissa lain veroisena sääntelynä ja sen tarkoituksena on muun muassa vahvistaa kansalaisten perusoikeuksia antamalla henkilötietojen käsittelyn kohteena oleville henkilöille, eli rekisteröidyille, mahdollisuus kontrolloida kuinka heidän henkilötietojaan käytetään. Rekisteröity on henkilö, jolla on tai jonka on tarkoitus aloittaa sopimussuhde Resurs Bankin kanssa (asiakas tai potentiaalinen asiakas), mutta rekisteröity voi olla myös muu henkilö, joka liittyy tuotteisiimme tai palveluihimme, kuten takaaja, pantinantaja, todellinen edunsaaja, maksaja, uskottu mies, asiamies, valtakirjan haltija, edustaja, lähiomainen tai yhteyshenkilö. Kun jäljempänä viitataan ”sinun” tietoihisi tarkoitamme kaikkia em. rekisteröityjen ryhmiä.

Resurs Bank on nimennyt henkilökunnastaan erityisen tietosuojavastaavan eli henkilön, jonka nimenomaisena tehtävänä on tarkastella tietosuoja-asioita ja valvoa, että tietosuoja-asetusta noudatetaan pankin toiminnassa.

Henkilötietojen kerääminen

Resurs Bank käsittelee henkilötietojasi vastuullisesti ja yksityisyyttäsi kunnioittaen. Resurs Bank käsittelee henkilötietoja, jotka annat suoraan pankille yhteydenottopyynnön, hakemuksen ja/tai sopimuksen yhteydessä tai jotka muutoin rekisteröidään sopimusten hoitamiseksi ja toimeenpanemiseksi. Lisäksi käsitellään henkilötietoja, jotka tulevat kolmansien osapuolten kautta, kuten liikkeiltä, luottotietoyhtiöiltä, luotonvälittäjiltä ja tilejä ylläpitäviltä yhteisöiltä (esimerkiksi toiselta pankilta). Siinä tapauksessa, että tietojasi vastaanotetaan muilta kuin sinulta, saat tiedon, että Resurs Bank tulee käsittelemään tietojasi. Samoin saat tiedon käsittelyn tarkoituksesta sekä muun välttämättömän tiedon käsittelyyn liittyen.

Resurs Bank voi lisäksi esimerkiksi tallentaa puhelinkeskustelujasi ja sähköpostiviestejäsi. Tietoja voidaan kerätä myös muista lähteistä, esimerkiksi nimi ja osoitetietoja hankitaan Digi- ja väestötietovirastolta.

Henkilötietoryhmät

Alla kuvataan kerättävien ja käytettävien henkilötietojen ryhmät. Erityyppisiä henkilötietoryhmiä käsitellään riippuen siitä, minkälaisen tuotteen tai palvelun käyttäjä olet tai sinulla on muu yhteys pankin tuotteeseen tai palveluun.

• Tunnistetiedot: esim. henkilötunnus, nimi, henkililöllisyystodistus ja kansalaisuus.
• Yhteystiedot: esim. postiosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
• Tuotteeseen liittyvät tiedot: esim. minkä tyyppinen sopimus sinulla on tai on ollut, siihen liittyvät tilitiedot, korttitiedot, transaktiotiedot ja hakemukseen liittyvät tiedot.
• Tilitietopalvelut: kootut tiedot muiden maksupalveluntarjoajien (esim. toinen pankki) maksutileistä, sisältäen tietoja esim. pankkisopimus, tilinumero, saldo, tapahtumat ja pankkikorttitiedot).
• Maksutoimeksiantopalvelut: maksutilisi tiedot muun maksupalveluntarjoajan palveluissa esim. tilinumero ja pankin nimi.
• Taloudelliset olosuhteet: esim. tulot, varat ja velat sekä ammatti ja luottohistoria.
• Profiilitiedot: esim. ikä, sukupuoli, siviilisääty, asuinkunta, maa, kansalaisuus, elinkustannukset.
• Viestintä: puhelutallenteet, sähköpostiviestit, muulla tavoin dokumentoitu viestinvaihto ja kommunikaatio sinun ja pankin välillä.
• Lain edellyttämät tiedot: esim. asiakkaan tuntemiseen ja rahanpesun torjunnan tarkoituksiin tarvittavat perustavat tiedot, kuten tunnistamis- ja yhteystiedot sekä ulkoisilta pakotelistoilta ja PEP-listoilta saatavat tiedot sekä verotuksellinen kotipaikka.

Evästeet (Cookies)

Kun käytät digitaalisia kanaviamme, hyödynnämme evästeitä tai vastaavia tekniikoita tallentaaksemme tai kerätäksemme laitteistokohtaisia tietoja. Voit lukea tarkemmin evästekäytänteistämme kotisivuiltamme www.resursbank.fi kohdasta Evästeet. Sieltä löydät myös tietoja siitä, miten voit muuttaa omia asetuksiasi koskien evästeitä, joita sallit meidän käyttävän.

Henkilötietojen käsittelytarkoitukset

Resurs Bank käsittelee henkilötietoja alla kuvattuihin käyttötarkoituksiin.

Sopimusten valmistelu ja hallinnointi (sopimusten toimeenpano)

Henkilötietojen pääasiallinen käsittelytarkoitus Resurs Bankissa on kerätä, tarkistaa ja rekisteröidä ne henkilötiedot, joita tarvitaan asiakassopimuksen tekemiseksi kanssasi hakiessasi luottoa. Henkilötietojesi käyttäminen on edellytys sille, että Resurs Bank voi tehdä sopimuksen kanssasi.

Meidän tulee myös dokumentoida, hallinnoida ja toimeenpanna tehdyt sopimukset, tämä sisältää esimerkiksi toimeksiantojen suorittamisen ohjeidesi mukaisesti, laskujen ja vuositiliotteiden lähettämisen, luottokortteihin liittyvien bonuspisteiden hallinnan sekä tilitieto- ja maksutoimeksiantopalveluiden suorittamisen.

Lakiin, muuhun säädökseen ja/tai viranomaispäätöksiin perustuvien velvoitteiden noudattaminen (lakisääteinen velvoite)

Edellä mainitun kappaleen (Sopimusten valmistelu ja hallinnointi) lisäksi Resurs Bank käsittelee henkilötietoja myös voidakseen täyttää lakiin, muuhun säädökseen ja/tai viranomaispäätökseen perustuvat velvoitteensa. Esimerkkejä tällaisesta käsittelystä ovat henkilötietojen käsittely kuluttajansuojalain, kirjanpitolain tai rahanpesulain perusteella samoin kuin riskienhallintaa, maksu- tai arvopaperipalveluja koskevan lainsäädännön vaatimusten täyttämiseksi. Kyseeseen voi tulla myös henkilötietojen tarkistaminen sanktiolistoilta, joita Resurs Bank on lain tai viranomaispäätösten mukaisesti velvollinen suorittamaan varmistaakseen, että tiettyjen pankkipalveluiden toteuttamiselle ei ole esteitä. Henkilötietoja voidaan käsitellä myös eri viranomaisille tehtävien raportointien yhteydessä, kuten esimerkiksi verohallinto, poliisi, ulosottoviranomainen ja Finanssivalvonta.

Markkina- ja asiakasanalyysit sekä järjestelmäkehitys ja markkinointi sekä muu intressien vertailu (oikeutettu etu)

Henkilötietoja voidaan käsitellä intressien vertailun perusteella. Näin tehdään esimerkiksi puhelinkeskustelujen nauhoituksen, asiakassaatavien myynnissä kolmannelle osapuolelle, petosten tai muun rikollisuuden torjumisen ja tutkinnan yhteydessä, IT-turvallisuuden ja IT-toiminnallisuuden varmistamiseksi sekä oikeudellisten vaateiden vahvistamiseksi, toimeenpanemiseksi tai puolustamiseksi.

Pyrimme mahdollisuuksien mukaan anonymisoimaan henkilötiedot ja käsittelemään henkilötietoja niin vähän kuin mahdollista. Henkilötietoja voidaan kuitenkin tietyissä tilanteissa käsitellä markkinointi- ja asiakasanalyyseissä sekä järjestelmäkehityksessä, joiden avulla Resurs Bank markkinoi ja kehittää tuotteitaan parantaakseen asiakkaille tarjottavia tuotteita ja palveluita, jolloin käsittely perustuu intressien vertailuun

Henkilötietoja voidaan käsitellä myös markkinoinnin tukena, esim. relevanttien ilmoitusten esittämiseksi kolmannen osapuolen internetsivustoilla. Tällöin voidaan jakaa pseudonymisoitu asiakastunniste, kuten esimerkiksi tiivistefunktioitu sähköpostiosoite, joka voidaan kohdistaa kolmannen osapuolen tietokannassa oleviin tietoihin. Kun käsittelyä tehdään markkinointitarkoituksessa, voidaan tehdä myös profilointia, jotta voimme tarjota sinulle parhaiten soveltuvia tuotteita. Profiloinnilla tarkoitetaan automaattista henkilötietojen käsittelyä, jota käytetään arvioitaessa luonnollisen henkilön tiettyjä henkilökohtaisia ominaisuuksia, erityisesti analysoimaan tai ennakoimaan esimerkiksi luonnollisen henkilön taloudellista tilannetta, henkilökohtaisia mieltymyksiä, kiinnostuksen kohteita ja sijaintia.

Suostumus henkilötietojen käsittelyyn

Silloin kun henkilötietojen käsittelyn laillisena perusteena käytetään suostumusta, on sinulla tai muulla erikseen rekisteröidyllä henkilöllä mahdollisuus antaa suostumus tai nimenomainen suostumus henkilötietojen käsittelemiseksi suostumuksen mukaiseen tarkoitukseen. Esimerkki suostumuksen edellyttämisestä on sellainen tilanne, jossa antaisit Resurs Bankille arkaluonteisia henkilötietoja. Arkaluonteisilla henkilötiedoilla tarkoitetaan tietoja, joista ilmenee rotu tai etninen alkuperä, poliittisia mielipiteitä, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus tai ammattiliiton jäsenyys sekä geneettisten tai biometristen tietojen käsittely henkilön yksiselitteistä tunnistamista varten tai terveyttä koskevien tietojen taikka luonnollisen henkilön seksuaalista käyttäytymistä ja suuntautumista. Sinulla on milloin tahansa oikeus peruuttaa antamasi suostumus. Lue lisää kohdasta Oikeus peruuttaa suostumus.

Henkilötietojen säilytysaika

Resurs Bank säilyttää henkilötietoja vain tarpeellisen ajan ja sillä edellytyksellä, että säilyttämiselle on oikeudellinen peruste. Esimerkiksi henkilötiedot säilytetään koko sinun ja pankin välisen sopimussuhteen ajan. Myös sopimussuhteen jälkeen tietyissä tapauksissa lainsäädäntö edellyttää, että Resurs Bankin tulee säilyttää tiedot pidemmänkin ajan, kuten esimerkiksi täyttääkseen voimassa olevan lainsäädännön vaatimukset rahanpesun estämiseksi (5 v.) ja kirjanpitolain vaatimusten osalta (7 v.).

Tietyissä tapauksissa voidaan tietoja joutua säilyttämään pidemmänkin ajan pankin pääomavaatimuksia koskevan lainsäädännön johdosta tai vakuutusten välitykseen liittyen tai lakisääteisten vanhentumissäädösten johdosta. Jos teet hakemuksen tuotteesta mutta et tee sopimusta Resurs Bankin kanssa, olet esimerkiksi antanut tietojasi luottohakemukseen liittyen mutta et tee lopullista luottosopimusta, säilytetään tietojasi tavallisesti kolmen kuukauden ajan. Tietoja voidaan säilyttää jossain tapauksissa myös pidempään, jos sääntely, esimerkiksi rahanpesulainsäädäntö, sitä edellyttää. Tallennetut puhelut asiakaspalveluun säilytetään kolmen kuukauden ajan.

Henkilötietojen käsittely muun kuin Resurs Bankin toimesta

Henkilötietojen käsittelyä voi tapahtua edellä mainituissa tarkoituksissa ja voimassa olevien pankkisalaisuutta koskevien säännösten puitteissa myös 1) pankin konserniyhtiön tai 2) konsernin yhteistyökumppanin toimesta, kun nämä tuottavat palveluja pankille, kuten esimerkiksi luottotieto- tai tunnistuspalveluja tarjoavat yritykset tai kansainvälisten maksujärjestelmien osapuolet. Käsittelyä voivat lisäksi suorittaa yritykset, joilta olet ostanut Resurs Bankin rahoittaman tuotteen tai palvelun tai palveluntarjoaja, joka suorittaa meille erikseen sovittuja palveluja, kuten Google, tai 3) yritykset joiden palvelujen käytön valitset maksaessasi Resurs Checkoutin (online kassa) kautta, kuten Trustly 4) muut pankit ja 5) perintäyhtiöt taikka 6) viranomaiset, kuten poliisi ja Verohallinto, Käsittelyn oikeudellinen peruste käy ilmi kohdasta Henkilötietojen käsittelytarkoitukset.