Resurs käytänteet henkilötietojen käsittelyssä

Sopimusten valmistelu ja hallinnointi (sopimusten toimeenpano)

Henkilötietojen pääasiallinen käsittelytarkoitus Resurs Bankissa on kerätä, tarkistaa ja rekisteröidä ne henkilötiedot, joita tarvitaan asiakassopimuksen tekemiseksi kanssasi sekä dokumentoida, hallinnoida ja toimeenpanna tehdyt sopimukset. Henkilötietojesi käyttäminen on edellytys sille, että Resurs Bank voi tehdä sopimuksen kanssasi.

Lakiin, muuhun säädökseen ja/tai viranomaispäätöksiin perustuvien velvoitteiden noudattaminen (lakisääteinen velvoite)

Edellä mainitun kappaleen (Sopimusten valmistelu ja hallinnointi) lisäksi Resurs Bank käsittelee henkilötietoja myös voidakseen täyttää lakiin, muuhun säädökseen ja/tai viranomaispäätökseen perustuvat velvoitteensa. Esimerkkejä tällaisesta käsittelystä ovat henkilötietojen käsittely kuluttajansuojalain, kirjanpitolain tai rahanpesulain perusteella samoin kuin riskienhallintaa, maksu- tai arvopaperipalveluja koskevan lainsäädännön vaatimusten täyttämiseksi. Kyseeseen voi tulla myös henkilötietojen tarkistaminen sanktiolistoilta, joita Resurs Bank on lain tai viranomaispäätösten mukaisesti velvollinen suorittamaan varmistaakseen, että tiettyjen pankkipalveluiden toteuttamiselle ei ole esteitä. Henkilötietoja voidaan käsitellä myös eri viranomaisille tehtävien raportointien yhteydessä, kuten verohallinto, poliisi, ulosottoviranomainen ja Finanssivalvonta.

Markkina- ja asiakasanalyysit sekä järjestelmäkehitys ja markkinointi sekä muu intressien vertailu (oikeutettu etu)

Henkilötietoja voidaan käsitellä intressien vertailun perusteella. Näin tehdään esimerkiksi puhelinkeskustelujen nauhoituksen, asiakassaatavien myynnissä kolmannelle osapuolelle, petosten tai muun rikollisuuden torjumisen ja tutkinnan yhteydessä, IT-turvallisuuden ja IT-toiminnallisuuden varmistamiseksi sekä oikeudellisten vaateiden vahvistamiseksi, toimeenpanemiseksi tai puolustamiseksi.

Pyrimme mahdollisuuksien mukaan anonymisoimaan henkilötiedot ja käsittelemään henkilötietoja niin vähän kuin mahdollista. Henkilötietoja voidaan kuitenkin tietyissä tilanteissa käsitellä markkinointi- ja asiakasanalyyseissä sekä järjestelmäkehityksessä, joiden avulla Resurs Bank markkinoi ja kehittää tuotteitaan parantaakseen asiakkaille tarjottavia tuotteita ja palveluita, jolloin käsittely perustuu intressien vertailuun

Henkilötietoja voidaan käsitellä myös markkinoinnin tukena, esim. relevanttien ilmoitusten esittämiseksi kolmannen osapuolen internetsivustoilla. Tällöin voidaan jakaa pseudonymisoitu asiakastunniste, kuten esimerkiksi tiivistefunktioitu sähköpostiosoite, joka voidaan kohdistaa kolmannen osapuolen tietokannassa oleviin tietoihin. Kun käsittelyä tehdään markkinointitarkoituksessa, voidaan tehdä myös profilointia, jotta voimme tarjota sinulle parhaiten soveltuvia tuotteita. Profiloinnilla tarkoitetaan automaattista henkilötietojen käsittelyä, jota käytetään arvioitaessa luonnollisen henkilön tiettyjä henkilökohtaisia ominaisuuksia, erityisesti analysoimaan tai ennakoimaan esimerkiksi luonnollisen henkilön taloudellista tilannetta, henkilökohtaisia mieltymyksiä, kiinnostuksen kohteita ja sijaintia.

Suostumus henkilötietojen käsittelyyn

Silloin kun henkilötietojen käsittelyn laillisena perusteena käytetään suostumusta, on sinulla tai muulla erikseen rekisteröidyllä henkilöllä mahdollisuus antaa suostumus tai nimenomainen suostumus henkilötietojen käsittelemiseksi suostumuksen mukaiseen tarkoitukseen. Esimerkki suostumuksen edellyttämisestä on sellainen tilanne, jossa antaisit Resurs Bankille arkaluonteisia henkilötietoja. Arkaluonteisilla henkilötiedoilla tarkoitetaan tietoja, joista ilmenee rotu tai etninen alkuperä, poliittisia mielipiteitä, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus tai ammattiliiton jäsenyys sekä geneettisten tai biometristen tietojen käsittely henkilön yksiselitteistä tunnistamista varten tai terveyttä koskevien tietojen taikka luonnollisen henkilön seksuaalista käyttäytymistä ja suuntautumista. Sinulla on milloin tahansa oikeus peruuttaa antamasi suostumus. Lue lisää kohdasta Oikeus peruuttaa suostumus.

Henkilötietojen säilytysaika

Resurs Bank säilyttää henkilötietoja vain tarpeellisen ajan ja sillä edellytyksellä, että säilyttämiselle on oikeudellinen peruste. Esimerkiksi henkilötiedot säilytetään koko sinun ja pankin välisen sopimussuhteen ajan. Myös sopimussuhteen jälkeen tietyissä tapauksissa lainsäädäntö edellyttää, että Resurs Bankin tulee säilyttää tiedot pidemmänkin ajan, kuten esimerkiksi täyttääkseen voimassa olevan lainsäädännön vaatimukset vanhentumisaikojen suhteen (10 v.), rahanpesun estämiseksi (5 v.) ja kirjanpitolain vaatimusten osalta (7 v.). Tietyissä tapauksissa voidaan tietoja joutua säilyttämään pidemmänkin ajan pankin pääomavaatimuksia koskevan lainsäädännön johdosta tai vakuutusten välitykseen liittyen. Jos et tee sopimusta Resurs Bankin kanssa, olet esimerkiksi antanut tietojasi luottohakemukseen liittyen mutta et tee lopullista luottosopimusta, säilytetään tietojasi tavallisesti kolmen kuukauden ajan. Tietoja voidaan säilyttää jossain tapauksissa myös pidempään, jos sääntely, esimerkiksi rahanpesulainsäädäntö, sitä edellyttää. Tallennetut puhelut asiakaspalveluun säilytetään kolmen kuukauden ajan.

Henkilötietojen käsittely muun kuin Resurs Bankin toimesta

Henkilötietojen käsittelyä voi tapahtua edellä mainituissa tarkoituksissa ja voimassa olevien pankkisalaisuutta koskevien säännösten puitteissa myös 1) pankin konserniyhtiön tai 2) konsernin yhteistyökumppanin toimesta, kun nämä tuottavat palveluja pankille, kuten esimerkiksi luottotieto- tai tunnistuspalveluja tarjoavat yritykset tai kansainvälisten maksujärjestelmien osapuolet. Käsittelyä voivat lisäksi suorittaa yritykset, joilta olet ostanut Resurs Bankin rahoittaman tuotteen tai palvelun tai palveluntarjoaja, joka suorittaa meille erikseen sovittuja palveluja, kuten Google, tai 3) yritykset joiden palvelujen käytön valitset maksaessasi Resurs Checkoutin (online kassa) kautta, kuten Trustly 4) muut pankit ja 5) perintäyhtiöt taikka 6) viranomaiset, kuten poliisi, Käsittelyn oikeudellinen peruste käy ilmi kohdasta Henkilötietojen käsittelytarkoitukset.

Profilointi

Profiloinnilla tarkoitetaan automaattista henkilötietojen käsittelyä, jota käytetään arvioitaessa luonnollisen henkilön tiettyjä henkilökohtaisia ominaisuuksia, erityisesti analysoimaan tai ennakoimaan esimerkiksi luonnollisen henkilön taloudellista tilannetta, henkilökohtaisia mieltymyksiä, kiinnostuksen kohteita ja sijaintia. Pankki käyttää profilointia esimerkiksi markkinointi- ja asiakasanalyyseissa, järjestelmäkehityksessä, markkinoinnissa, automatisoiduissa päätöksissä (kts. alla) sekä tilitapahtumien seurannassa petosten torjumiseksi. Profiloinnin oikeudellinen peruste voi olla pankin oikeutettu etu, oikeudellinen velvoite tai sopimuksen täytäntöönpano taikka suostumus. Mikäli perusteena on suostumus, sitä pyydetään asiakkaalta ennen tällaista käsittelyä.

Automatisoidut päätökset

Pankki käyttää tietyissä tilanteissa automatisoitua päätöksentekoa. Esimerkiksi automatisoitu luottopäätöksen hyväksyminen/hylkääminen, kun hakemus tehdään online-kanavien kautta. Sinulla on oikeus olla joutumatta pelkästään automaattisen päätöksenteon kohteeksi, profilointi mukaan luettuna, jos päätöksellä voi olla sinulle oikeudellisia seurauksia tai se merkittävässä määrin muuten vaikuttaa sinuun. Pankilla on kuitenkin oikeus käyttää automatisoitua päätöksentekoa, jos se on välttämätöntä sopimuksen tekemiseksi tai täytäntöönpanemiseksi sinun ja pankin välillä tai jos olet antanut tällaiselle käsittelylle suostumuksesi.

Tietosuojakäytänteiden päivittäminen

Tuotteidemme ja palveluidemme kehittämisen ja parantamisen yhteydessä muutokset niissä ovat mahdollisia ja siten myös näiden tietosuojakäytänteiden sisältö voi päivittyä. Julkaisemme päivitetyt käytänteet kotisivuillamme. Pyydämme tutustumaan kulloinkin voimassa oleviin tietoihin, kun käytät tuotteitamme, palvelujamme ja kotisivujamme.

Tiedonsiirrot kolmansiin maihin

Resurs Bankin tavoitteena on aina käsitellä henkilötietoja Euroopan unionin (EU) ja Euroopan talousalueen (ETA) alueella. Tietyissä rajatuissa tapauksissa Resurs Bank voi siirtää tai jakaa henkilötietoja palveluntarjoajalle tai alihankkijalle, siten, että henkilötietojen käsittely tapahtuu tai voi tapahtua EU:n ja ETA-alueen ulkopuolella (ns. kolmas maa). Resurs Bankilla on tällaisessa tilanteessa velvollisuus huolehtia siitä, että tietosuojalainsäädännön mukaisia soveltuvia suojaustoimenpiteitä käytetään ennen kuin tietoja siirretään ja että joku seuraavista edellytyksistä täyttyy: Varmistamme, että valtion, jonne tietoja siirretään, tulee noudattaa EU:n komission päätösten mukaista asianmukaista suojaustasoa, mikä tarkoittaa, että valtiossa on riittävän korkea siirrettyjen henkilötietojen suojaustaso. Oheisesta linkistä¹ löydät tietoja niistä EU:n ja ETA:n ulkopuolisista valtioista, jotka EU:n komissio on katsonut täyttävän riittävän suojauksen tason.

Käytämme vakiolausekkeita (SCC), jotka EU:n komissio on hyväksynyt ja joiden tarkoituksena on varmistaa, että oikeutesi tulevat turvatuiksi. Löydät lisätietoa vakiolausekkeista Tietosuojavaltuutetun sivustolta².

Käytämme yritystä koskevia sitovia säännöksiä (BCR). Resurs Bank ei ole itse ottanut tällaisia käyttöön, mutta palveluntarjoajamme ovat. Yritystä koskevat säännökset tulee hyväksyttää EU:ssa toimivaltaisella tietosuojaviranomaisella ja niiden tulee läpäistä kattavat viranomaistarkastukset. Voit saada lisätietoa asiasta ottamalla meihin yhteyttä kohdan Näin käytät oikeuksiasi sekä yhteystietomme mukaisesti.

Sovellettaviksi tulevat tietosuojalainsäädännön mukaiset erityistilanteita koskevat poikkeukset. Esimerkiksi palveluntarjoaja, jonka tulisi noudattaa hyväksyttyjä menettelysääntöjä tai sertifiointikäytäntöjä, lisätietoja saat Tietosuojavaltuutetun sivustolta2. Poikkeustapauksissa siirto voi myös perustua nimenomaiseen suostumukseesi tai olla tarpeen oikeusvaateemme toteuttamiseksi. Voit saada lisätietoa asiasta ottamalla meihin yhteyttä kohdan Näin käytät oikeuksiasi sekä yhteystietomme mukaisesti.

¹ https://tietosuoja.fi/siirto-tietosuojan-riittavyytta-koskevan-paatoksen-perusteella

² https://tietosuoja.fi/henkilotietojen-siirrot-etan-ulkopuolelle